Организация и проведение деловых встреч в России!

IMG_0726.jpg

 

Мы встречаемся с деловыми партнерами для обсуждения текущих вопросов и планов на будущее. Мы организуем встречи с коллегами, чтобы обсудить стратегию и тактику действий в рамках поставленных руководством задач. Мы встречаемся с друзьями, чтобы пообщаться на предмет совместного проведения отдыха или просто посплетничать об общих знакомых. Встречи и переговоры стали неотъемлемой частью бизнеса и нашей обыденной жизни. Календари и ежедневники многих деловых людей просто переполнены записями о запланированных совещаниях, заседаниях и прочих деловых мероприятиях.

Но многие ли из нас на самом деле задумываются о том, как правильно организовать и эффективно провести переговоры, чтобы добиться желаемых целей и решить поставленные задачи, потратив на это минимум своего и чужого времени? От чего должен зависеть выбор места и времени их проведения? И, наконец, что следует предусмотреть и чего ни в коем случае не следует делать на встрече, чтобы оставить о себе наиболее благоприятное впечатление у ее участников?

Деловая встреча – это встреча двух или более людей в бизнес-ориентированной или профессиональной обстановке. Характер таких встреч может варьироваться от неформального разговора двух коллег до официальных презентаций с десятками участников. Они могут проводиться на регулярной основе (например, еженедельные производственные совещания) или организовываться по мере необходимости (например, для решения какого-то срочного вопроса «здесь и сейчас»).

При организации деловых встреч всегда нужно уделять особое внимание не столько их количественным характеристикам (таким как длительность и частота проведения), сколько их качеству. Качественно спланированные и эффективно и динамично проведенные переговоры всегда дают более высокие результаты, чем те, что организованы в последнюю минуту без какой-либо четкой и определенно поставленной цели.

Типы деловых встреч

Для того, чтобы должным образом подготовиться к деловой встрече, необходимо знать характер мероприятия, в котором вам предстоит участвовать.

Во-первых, в зависимости от типа участников деловые встречи можно разделить на внутренние (внутрикорпоративные) и внешние. Во внутренних деловых встречах обычно принимают участие руководители компании разных уровней и ее сотрудники. Сюда, например, можно отнести заседания совета директоров, совещания руководителей, всевозможные производственные и проектные совещания, брейнсторминги, так называемые летучки и планерки, встречи один на один по рабочим вопросам, внутрикорпоративные презентации и т.д. В большинстве случаев такие встречи проходят на территории компании и регламентируются принятыми в ней внутренними правилами ведения бизнеса. К внешним деловым встречам (или внешним переговорам) относятся встречи с потенциальными или уже состоявшимися партнерами и клиентами. Так, целью проведения внешних деловых встреч может быть, например, привлечение внешних ресурсов в бизнес-проекты, создание совместных проектов или предприятий, привлечение VIP-клиентов, решение вопросов о слиянии либо поглощении и т.д.

 

По степени соблюдения формальности деловые встречи можно разделить на официальные и неофициальные. Структура и порядок официальных встреч во многих случаях строго регламентированы, требуют ведения протокола, и часто такие встречи завершаются подписанием каких-либо документов. Неофициальные деловые встречи обычно проводятся в непринужденной обстановке, часто за пределами территории компании и не обязательно завершаются принятием каких-либо имеющих юридическую силу решений. Степень формальности деловых встреч в значительной степени влияет на выбор места и времени их проведения.

 

В зависимости от целей проведения можно выделить целый ряд типов деловых встреч, которые условно можно объединить в три большие группы – информативные, консультативные и исполнительные. К информативным, например, могут относиться внешние деловые встречи, проводимые с целью презентации компании, внутрикорпоративные встречи, нацеленные на разъяснение политики компании ее сотрудникам и т.д. На такой встрече одной из ее сторон зачастую отводится роль слушателя, что не требует от нее какой-либо особой подготовки. Внутренние консультативные деловые встречи предполагают обсуждение какой-либо проблемы и поиск ее решения, получение инструкций, составление планов работы, рассмотрение разногласий и т.д. К внешним встречам  консультативного характера можно отнести, например, обсуждение с ключевым клиентом или партнером особых условий и перспектив сотрудничества. Обе стороны в большинстве случаев активно участвуют в процессе переговоров и обмене мнениями. Внутренние и внешние деловые встречи исполнительного характера, помимо всего прочего, предполагают принятие ключевых бизнес-решений, заключение различных соглашений, определяющих дальнейшую политику сотрудничества, а иногда и судьбу самой компании, и т.д. Обычно это, если можно так сказать, встречи «в верхах». Зачастую именно такие деловые встречи (особенно внешние) требуют особой подготовки и проводятся в соответствующей деловой обстановке.

 

Разумеется, приведенная типология деловых встреч в зависимости от их целей не является абсолютной и исчерпывающей. На практике в большинстве случаев перед участниками переговоров ставится сразу несколько целей, что позволяет сделать такую встречу более продуктивной и сэкономить время.

 

Планирование деловой встречи

 

Проведение любой деловой встречи – конечно, если вы не хотите, чтобы ее результаты стали для вас сюрпризом, – требует тщательной подготовки. Когда участники не вполне себе представляют, чего от них, собственно, ждут и какие роли им в данном случае отведены, встреча рискует «провалиться». Поэтому вне зависимости от того, являетесь ли вы организатором встречи или приглашенной стороной, необходимо учитывать следующие аспекты:

В значительной степени успешность и эффективность деловой встречи зависит, безусловно, от ее организатора. Будь то официальные переговоры или неформальная беседа, их результаты определяются не только выбором участников, но и тем, насколько тщательно была проведена подготовительная работа – зачастую довольно кропотливая и скрупулезная. Однако имея представление о ключевых методах и факторах такой подготовки, можно существенно упростить себе эту задачу.

 

Предварительная подготовка к деловой встрече

 

Если вы являетесь инициатором деловой встречи, вы должны четко сформулировать для себя ее цели. Следующим шагом является разработка повестки мероприятия, которая является одним из ключевых аспектов подготовительного этапа. В некоторых случаях при ее разработке имеет смысл поинтересоваться мнением других участников и организаторов встречи, если таковые имеются. Составьте список участников встречи и выберите дату и время ее проведения. При этом предусмотрите достаточный запас времени (в идеале одну-две недели) для урегулирования всех текущих вопросов и тех вопросов, с которыми вам, возможно, еще придется столкнуться в ходе подготовки. Если планируемой вами встрече предшествовала еще одна, возможно, будет полезным пересмотреть ее результаты, чтобы выделить те вопросы, которые не были рассмотрены должным образом, и включить их в повестку. На следующей встрече к этим вопросам следует обратиться в самом ее начале.

 

Место проведения и логистика деловой встречи

 

Логистика деловой встречи – это еще один ключевой аспект ее организации. Под логистикой понимается место проведения, физические размеры помещения, его достаточная вентиляция (особенно если предполагается большое количество участников или мероприятие планирует быть довольно длительным), освещенность (особенно если предстоит работать с документами, раздаточным материалом и т.д.), наличие туалетных комнат, наличие необходимого оборудования, канцелярских принадлежностей и средств визуального сопровождения. Зачастую деловые встречи проводятся в конференц-залах. Но вне зависимости от количества присутствующих места должно быть достаточно для всех. Поэтому если конференц-зал в вашем офисе не подходит для того, чтобы с комфортом разместить всех участников, вероятно, стоит рассмотреть возможность проведения встречи за пределами офиса. Необходимо также предусмотреть достаточное количество столов и стульев. И уж абсолютно непозволительно просить присутствующих самостоятельно обеспечить себя стульями, если по какой-то причине их не всем хватило.

Если в ходе переговоров может потребоваться какое-либо дополнительное оборудование (микрофон, наушники, проектор для презентации и т.д.), предусмотрите его наличие, настройте и проверьте исправность до начала мероприятия.

Неудобные стулья, недостаточное освещение и вентиляция, плохое визуальное сопровождение, ненастроенное оборудование – все это факторы, способные свести на нет даже самую дружественную и спокойную атмосферу.

 

Финальная подготовка перед деловой встречей

После того, как повестка окончательно сформулирована и согласована, следует разослать ее вместе с официальным приглашением всем предполагаемым участникам (за несколько дней до самой встречи). Непосредственно в день проведения встречи необходимо еще раз заблаговременно убедиться в том, что на месте ее проведения все подготовлено и настроено должным образом. Если предполагается использовать какие-либо раздаточные материалы, то их следует изготовить в достаточном количестве копий по числу участников. Следует также убедиться в том, что секретарь (или протоколист), если, конечно, планируется его присутствие, имеет в своем распоряжении достаточное количество необходимых канцелярских принадлежностей (ручки, журнал для записи и т.д.).

 

Что обрекает деловые встречи на провал

Вероятно, одним из ключевых организационных факторов, обрекающих деловую встречу на провал, является недостаточность участия. Если люди не принимают живого участия (хотя бы в качестве активных слушателей), такая встреча обречена на провал. К другим организационным факторам-ловушкам относятся:

Помимо факторов организационного характера, вам – не зависимо от того, участвуете ли вы в деловой встрече в качестве ее организатора или приглашенной стороны – следует учесть и некоторые другие моменты, которые относятся, скорее, к области делового этикета, но также играют немаловажную роль в формировании общего впечатления у ваших собеседников о вас, как о деловом партнере. Конечно, ситуации бывают разные, и форс-мажор на то и форс-мажор, чтобы быть неожиданностью и вносить свои коррективы, но все же: